Wir haben ein Video erstellt, das Sie durch die typische Navigation des Portals führt (auf Englisch verfügbar):
1. E-Mail-Benachrichtigung erhalten
Sie bekommen eine E-Mail von Ihrem Kunden mit der Bitte, ein Angebot abzugeben.
In dieser E-Mail finden Sie einen Link zum Lieferantenportal – über diesen gelangen Sie direkt zur Angebotsanfrage. Im Lieferantenportal anmelden können sich nur die Lieferantenkontakte, an die die Angebotsanfrage ging. Eine gesonderte Einladung ist nicht nötig: Die E-Mail mit der Angebotsanfrage Ihres Kunden gibt Ihnen Zugang.
2. Zugriff auf das Lieferantenportal
Klicken Sie auf den Link in der E-Mail.
Sie werden dann direkt zum Portal weitergeleitet. Bitte beachten Sie, dass Sie möglicherweise zuerst einen Verifizierungscode eingeben müssen, der Ihnen bei der Anmeldung zugesandt wird.
3. Angebotsanfragen anzeigen
Sobald Sie im Portal sind:
Sie sehen eine Liste aller aktiven Angebotsanfragen, die Ihnen zugewiesen wurden.
Sie können über das Portal kommunizieren. Dazu können Sie die Schaltfläche "Kommentar" in der oberen rechten Ecke verwenden.
Klicken Sie auf die Angebotsanfrage, an der Sie arbeiten möchten.
4. Angebotsdetails prüfen
Innerhalb der Angebotsanfrage:
Hier finden Sie die Projektdetails (z. B. Anzahl der Bauteile, wer die Anfrage gestellt hat usw.).
Zu jeder Spalte gibt es eine Erklärung, wenn Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift bewegen.
Die Statusanzeige zeigt Ihnen den aktuellen Stand:
Kein Angebot - Angebote, auf die Sie ausdrücklich nicht bieten wollen.
Eingereicht - Das Angebot wurde abgegeben.
Nicht abgegeben - Es wurde noch kein Angebot von Ihnen abgegeben.
Jedes Angebot hat außerdem einen Prüfstatus: Pending, Approved oder Rejected. Sie und Ihr Kunde sehen denselben Status. Wenn Sie ein Angebot freigeben oder ablehnen, können Sie eine Notiz hinzufügen, zum Beispiel um zu erklären, warum Sie ein Teil nicht liefern können. In manchen Fällen trägt Luminovo den Ablehnungsgrund selbst ein, etwa wenn der Stückpreis fehlt. Sie können ein Angebot ablehnen, eine Ablehnung aber nicht wieder rückgängig machen.
5. Angebot abgeben
Sie haben zwei Möglichkeiten, Angebote hochzuladen:
Option 1: Datei importieren
Option 2: Informationen manuell ausfüllen
Option 1: Excel-Datei importieren
Sie können eine ausgefüllte Excel-Datei hochladen.
Wählen Sie die entsprechende Angebotsanfrage aus der Übersicht.
Klicken Sie auf "Angebot per Excel einreichen" und wählen Sie die Datei aus. Der Excel-Import akzeptiert .xlsx-Dateien. Für ein Angebot als PDF nutzen Sie Option 2.
Flexible Excel-Zuordnung
Es ist nicht mehr erforderlich, Ihre Angebote zunächst in die Luminovo-Vorlage zu übertragen. Der Importer funktioniert mit den meisten Excel-Formaten direkt. Wenn Sie eine Datei hochladen, wird der Importer:
Spalten automatisch erkennen und sie den Luminovo-Attributen zuordnen.
Standardwerte aus Überschriften extrahieren, z. B. setzt eine Spalte mit dem Titel "Preis (EUR)" die Währung automatisch auf EUR.
Sie die Zuordnungen überprüfen und anpassen lassen, bevor Sie den Import bestätigen.
Sie vor fehlenden Feldern und Duplikaten warnen, damit Sie diese vorab beheben können.
Schritt für Schritt
Bestätigen Sie die Spaltenzuordnung und klicken Sie auf "Fortfahren".
Wählen Sie den "Lagerort" aus und klicken Sie auf "Fortfahren".
Klicken Sie auf "Angebote importieren" oder wählen Sie ein Angebot zur Bearbeitung aus:
Im Bearbeitungsmodus können Sie bei Bedarf Informationen wie Währung, MOQ, Gültigkeit usw. ändern.
Klicken Sie auf "Speichern und weiter", um zum nächsten Posten zu gelangen.
Sobald Sie die Angebote importiert haben, können Sie den Prüfstatus aktualisieren (klicken Sie auf "Aktionen", um zu diesem Schritt zu gelangen).
Wenn Sie die Luminovo-Standardvorlage nutzen, erkennt der Importer diese ebenfalls. Sie müssen die Zuordnung dann nur mit einem zusätzlichen Klick bestätigen.
Option 2: Manuell eingeben
Klicken Sie auf den Pfeil oben rechts neben "Angebot per Excel einreichen" und anschließend auf "Angebot als PDF einreichen". Dort können Sie ein PDF-Angebot hochladen oder Ihr Angebot manuell ausfüllen. Nachdem Sie ein Angebot abgegeben haben, heißen die Schaltflächen Update quote via Excel und Update quote via PDF. Die Angebotsanfrage wird mit dem Abgeben nicht eingefroren: Sie können danach weitere Angebote hochladen und einzelne Angebote löschen, die Sie nicht mehr anbieten möchten.
Füllen Sie die allgemeinen Informationen zu Ihrem Angebot aus. Angaben zum Stückpreis, Mindestbestellmenge und Mindestverpackungsmenge sind verpflichtend, ebenso wie Angaben zum Lieferant und Typ.
Sobald alle Angaben ausgefüllt sind, können Sie Ihr Angebot absenden.
Sie können den Status des Angebots auf der linken Seite des Bildschirms überprüfen.
6. Bestätigung
Sobald Sie ein Angebot abgesendet haben, erhält der Kunde automatisch eine Benachrichtigung.
Diese enthält Ihren Firmennamen und die Angebotsanfrage, auf die Sie geantwortet haben.
Für Käufer: Wie erhalten Lieferanten Zugang?
Sie müssen Lieferanten weder einladen noch Zugangsdaten verschicken. Wenn Sie eine Angebotsanfrage senden, erhält jeder Empfänger automatisch Zugang zum Portal. Empfänger müssen Kontakte dieses Lieferanten sein.
Den Portal-Link erhält der Lieferant über die Variable quote_request.supplier_portal_link in Ihrer E-Mail-Vorlage, unabhängig davon, ob er als Quote-Partner hinterlegt ist. Sie können den Link auch über Copy supplier portal link im ⋮-Menü der Angebotsanfrage kopieren.
Der Lieferant öffnet den Portal-Link, gibt die E-Mail-Adresse ein, an die die Angebotsanfrage ging, und erhält per E-Mail einen 6-stelligen Code.
Anmelden können sich nur die Lieferantenkontakte, an die die Anfrage ging. Ein weitergeleiteter Link funktioniert für Kollegen nicht; legen Sie diese stattdessen als Lieferantenkontakt an.
Auch die Datei-Links in der Excel-Datei erfordern eine Anmeldung im Portal.
Lieferanten können im Portal eigene Dokumente hochladen. Diese erscheinen dann an der Angebotsanfrage in Ihrem Workspace.
Den Portal-Zugang eines Lieferanten zu sperren ist derzeit nicht möglich.
Der Lieferant erhält keinen Code?
Prüfen Sie, ob er genau die E-Mail-Adresse verwendet, an die die Anfrage ging. Hat eine Adresse keinen Zugang, wird kein Code verschickt und auch kein Fehler angezeigt.
Bitten Sie ihn, im Spam-Ordner nachzusehen.
Stellen Sie sicher, dass er den Link zu Ihrem Workspace öffnet und nicht den eines anderen Kunden.